Veckans bästa möte?
Genom historien har syftet med möten varit att samla människor för att fatta beslut, lösa problem, utbyta information och stärka gemenskap. Redan i Antikens Grekland träffades man för att diskutera och rösta om politiska beslut. Det som främst skiljer oss ifrån de gamla grekerna är att vi idag lever i en mer digital tidsålder vilket gör att vi kan ställas inför andra utmaningar vid möten än vad som uppstod på Atens gator och torg.
I ett digitalt möte kan alla deltagare befinna sig på väldigt spridda platser, vi kan vara i olika tidszoner och vi behöver inte ens se varandra. Är syftet med mötet att endast delge information, fungerar ett Teams eller Zoom möte alldeles utmärkt med obegränsat antal deltagare, men förväntas deltagarna vara aktiva genom att ställa frågor och dela åsikter är ett mindre möte att föredra där alla känner sig bekväma med att visa sig i bild och ge uttryck för sina tankar och idéer.
Har vi ett hybridmöte kan några personer sitta i samma rum, medan vissa deltar på distans. Detta kan fungera bra ibland, men i vissa situationer kan det vara viktigt att ta del av allas icke verbala kommunikation, vilket är svårt att göra genom en skärm och det blir en utmaning när inte alla mötesdeltagare befinner sig i samma rum. Flexibiliteten som den digitala mötesformen ger oss är viktig att dra nytta av men det ställer också krav på samtliga deltagares förmåga att vara närvarande, delaktiga och se och lyssna in varandra.
Ett möte är en bra startpunkt för ett gemensamt arbete. Det är ett bra tillfälle att kommunicera med varandra och tillsammans skapa en gemensam bild över en situation eller sätta en gemensam plan för hur ett samarbete ska fungera framöver.
Möten mellan människor bidrar till att alla får samma information samtidigt och kan ställa frågor direkt. Nya idéer och olika perspektiv kan presenteras och utmaningar kan lösas gemensamt. Det är enklare att tydliggöra vem som gör vad och när. Möten kan leda till snabbare och bättre beslut. Möten stärker samarbete och tillit.
Ett bra möte är väl förberett med rätt deltagare, tydligt syfte och agenda. Man håller sig till ämnet och alla deltar aktivt. Man respekterar tidsramen för mötet och diskussioner leder framåt till konkreta beslut, åtgärder eller nästa steg.
Ett bra möte bör ge positiv energi!
Alla möten behöver inte vara välplanerade för att bli lyckade. Ibland kan ett spontant möte vara väl så lyckat och energigivande. Jag skulle säga att deltagarnas beteende och förväntningar är två viktiga faktorer som avgör framgången.
Hamnar du i mötessituationer som du upplever som mindre bra, ineffektiva och som inte ger dig något, så skulle det kunna bero på att mötesdeltagarna inte har samma förväntningar på mötet eller liknande åsikter om hur en deltagare ska agera under mötet. På arbetsplatser kan detta upplevas som ett problem som jag tror behöver lösas genom en gemensam möteskultur som alla på arbetsplatsen är överens om och anpassar sig till.
Fundera över veckan som varit och välja ut det möte som du tycker har varit det bästa och kanske mest meningsfulla möte som du deltagit i under veckan. Ta hjälp av dessa frågor. Fundera över hur det bästa mötet är för dig.
Vilket var ditt bästa möte denna vecka?
Vad var syftet med mötet och vad resulterade det i?
Hur bidrog du och övriga deltagare aktivt till att det blev ett bra möte?
Vilka deltog i mötet?
Var ägde mötet rum?
Varför var detta veckans bästa möte?
Dela med dig av tips till dina kollegor om hur ni kan utveckla alla era möten så att de bidrar till att stärka ert samarbete och ge positiv energi!
Bilden till detta inlägg har jag valt för att mötesplatser finns över allt men det kan underlätta i vissa situationer om man följer en viss struktur eller planering för att ett möte ska bli lyckat.
Vägen hem till där jag bor är väldigt smal och över allt går det inte att passera varandra med bil, så för att mötena ska bli lyckade i dessa situationer är det avgörande om man möts på samma ställe och väljer att hålla sig till den gemensamma trafikregeln att vi kör på höger sida av vägen.
Låt bilden inspirera dig till att fundera över vilka oskrivna regler du utgår ifrån när du värderar veckans möten.
Använd övningen i er utvecklingsresa
Genom att göra reflektionsuppgiften har du fått möjlighet att fundera över vad du tycker är viktigt för att ett möte ska bli bra och givande. Dina motiveringar, dina ”varför”, behöver inte vara exakt samma som någon annans, man kan tycka att olika saker är mer eller mindre viktigt. Syftet med att ha en uppföljning är ju att då lyfta fram lite av allas perspektiv och åsikter så att ni kan skapa en bra gemensam väg framåt som präglas av mer tydlighet och samsyn kring förväntningar och beteenden.
När du/ni tittar på de varför som har skrivit ner, och sedan tänker på övriga möten, som inte blev ”veckans bästa”, vad kan du göra eller hur kan du bidra till att alla möten som du deltar i blir bättre?
Hur kan ni utveckla alla era möten så att de bidrar till att stärka ert samarbete och ge positiv energi? Använd “varför” till att hitta “hur:et” och kom överens om vilka aktiviteter ni ska jobba med. Välja några aktiviteter som ni börjar fokusera på. Bestäm en tid för ny uppföljning för att utvärdera om ni gör det ni säger ni ska göra.
Fokusera på det ni redan gör bra idag och gör mer av det.
Lycka till!
//Caroline